Bagi pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM), kemampuan mengelola stok barang adalah salah satu faktor penting yang menentukan kelancaran operasional dan keuntungan. Banyak pelaku usaha yang kesulitan saat harus mencatat stok barang secara rapi, terutama ketika usaha mulai berkembang dan jumlah produk semakin banyak.
Padahal, mencatat stok barang secara tepat tidak hanya membantu mencegah kerugian akibat barang hilang atau tidak terkontrol, tetapi juga mempermudah perencanaan pembelian dan penjualan.
Artikel ini akan membahas cara sederhana mencatat stok barang yang efektif untuk UMKM, sehingga bisa diterapkan tanpa perlu sistem rumit atau modal besar. Anda dapat menyesuaikannya sesuai skala usaha, baik itu toko kelontong, usaha makanan, online shop, hingga produksi rumahan.
Mengapa Pencatatan Stok Barang Itu Penting?
1. Menghindari Kerugian Akibat Kehilangan Barang
Tanpa pencatatan, barang bisa hilang, terjual tanpa terdata, atau rusak tanpa pengawasan. Catatan stok membantu mengetahui posisi barang sejak masuk hingga keluar.
2. Memudahkan Menentukan Kapan Harus Restock
Pencatatan stok barang membantu Anda mengetahui kapan persediaan mulai menipis sehingga pembelian ulang dapat dilakukan tepat waktu.
3. Mengontrol Modal dan Arus Kas
Stok barang adalah aset. Salah mengelola stok bisa membuat modal terikat terlalu banyak di barang yang tidak laku.
4. Menentukan Strategi Penjualan
Dengan catatan stok yang baik, Anda bisa mengetahui barang mana yang cepat laku dan barang mana yang jarang dibeli. Informasi ini sangat berguna untuk promosi atau diskon.
Jenis-Jenis Stok Barang dalam UMKM
Sebelum menerapkan sistem pencatatan, pelaku usaha perlu memahami kategori barang dalam stok:
1. Bahan Baku
Jika usaha Anda bidang kuliner, fashion handmade, atau kerajinan, bahan baku adalah barang utama yang harus selalu tersedia.
2. Barang Setengah Jadi
Untuk usaha produksi, beberapa barang mungkin telah melalui proses namun belum siap dijual.
3. Barang Jadi
Ini adalah produk yang siap dijual ke pelanggan.
4. Barang Konsumsi Operasional
Seperti plastik kemasan, label, tinta printer, atau gas LPG. Meskipun bukan barang dagangan, tetap perlu dicatat.
Pemahaman kategori ini membantu mencatat stok barang secara lebih jelas dan rapi.
Cara Sederhana Mencatat Stok Barang untuk UMKM
Ada berbagai metode, tetapi berikut adalah langkah yang mudah dipahami dan diterapkan oleh UMKM skala kecil hingga menengah.
1. Buat Daftar Barang secara Rinci
Dalam sistem pencatatan stok, daftar barang adalah pondasi. Buat daftar barang yang mencatat informasi seperti:
Nama barang
Kategori (bahan baku, barang jadi, dll.)
Satuan (pcs, kg, pack, liter)
Harga beli
Harga jual
Lokasi penyimpanan (jika toko memiliki gudang)
Daftar ini bisa dibuat dalam buku tulis, spreadsheet Excel, atau aplikasi sederhana.
2. Terapkan Metode Pencatatan Masuk dan Keluar Barang
Untuk menjaga agar pencatatan stok barang tetap akurat, setiap barang yang masuk atau keluar harus dicatat.
Misalnya:
Ketika Anda membeli barang untuk stok → Catat jumlah masuk.
Ketika barang terjual atau digunakan → Catat jumlah keluar.
Contoh format (dalam bentuk list sesuai permintaan):
Tanggal masuk barang
Nama barang
Jumlah barang yang diterima
Sisa stok setelah ditambahkan
dan
Tanggal barang terjual/keluar
Nama barang
Jumlah barang keluar
Sisa stok setelah dikurangi
Konsistensi adalah kuncinya.
3. Lakukan Stok Opname Secara Berkala
Stok opname adalah proses menghitung barang secara langsung untuk memastikan catatan sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Disarankan dilakukan:
Harian (untuk usaha makanan cepat saji)
Mingguan (untuk ritel)
Bulanan (untuk usaha produksi atau reseller grosir)
Stok opname bertujuan untuk mendeteksi:
Selisih stok
Barang rusak
Barang yang kedaluwarsa
Barang yang hilang tanpa diketahui
4. Gunakan Kode Barang untuk Mempermudah Pencarian
Kode barang mencegah kesalahan pencatatan dan mempermudah penyimpanan.
Contoh sistem kode sederhana:
KOP-001 → Kopi Bubuk 500g
GEL-002 → Gelas Plastik 14oz
TEP-003 → Tepung Terigu 1kg
Anda tidak perlu rumit. Yang penting konsisten.
5. Atur Penempatan Barang di Gudang atau Rak
Penataan barang yang baik akan membantu proses pengecekan stok menjadi lebih cepat.
Gunakan konsep FIFO (First In, First Out), yaitu barang yang masuk lebih dulu harus dijual atau dipakai terlebih dahulu. Teknik ini terutama penting untuk produk makanan dan minuman.
6. Gunakan Aplikasi Pencatat Stok Gratis atau Murah
Jika ingin lebih efisien, banyak aplikasi gratis yang mudah dipakai UMKM, seperti:
Google Sheets
Microsoft Excel
Aplikasi “BukuKas”
Aplikasi “Majoo”
Aplikasi “Kasir Pintar Lite”
Namun, sistem manual (buku catatan) tetap bisa efektif jika dilakukan secara konsisten.
Tips Agar Sistem Pencatatan Stok Barang Tetap Efektif
1. Disiplin dalam Mencatat
Tidak peduli seberapa kecil transaksi, semuanya harus dicatat.
2. Tetapkan Orang yang Bertanggung Jawab
Jika ada karyawan, tunjuk satu orang khusus mengelola stok.
3. Buat Jadwal Stok Opname Tetap
Misalnya setiap hari Sabtu pagi.
4. Hindari Menumpuk Barang yang Jarang Laku
Gunakan data penjualan untuk menentukan barang yang perlu dibeli ulang.
5. Selalu Siapkan Catatan Cadangan
Jika catatan di buku rusak, Anda masih punya salinan digital.
Masalah yang Sering Terjadi dalam Pencatatan Stok Barang
- Barang masuk tanpa faktur
- Barang dijual tanpa dicatat
- Stok tidak diperiksa secara rutin
- Karyawan tidak disiplin
- Tidak ada daftar harga dasar (modal)
Solusinya adalah membangun kebiasaan dan SOP sejak awal usaha berjalan.
Mengelola dan mencatat stok barang bukanlah hal yang rumit, selama dilakukan secara teratur dan sistematis. Dengan metode sederhana seperti membuat daftar barang, mencatat barang yang masuk dan keluar, melakukan stok opname, hingga menggunakan kode barang, UMKM dapat mengontrol persediaan dengan lebih baik.
Tujuan akhirnya adalah menjaga arus modal tetap sehat, mencegah kerugian, dan meningkatkan keuntungan usaha.Kunci utamanya adalah konsistensi, bukan sistem yang mahal.(*)
Iklan Singkat
Gadai BPKB kendaraan kamu di gadaibpkb.co.id untuk mendapatkan pinjaman cepat, aman, dan terpercaya.